“Son unos charlatanes y unos presumidos. Se creen serios y preocupados por problemas importantes. (…) En muchas ocasiones habrían podido tener una organización con jefe, leyes y costumbres propias. Pero jamás lo lograban definitivamente. Peleaban, se olvidaban de todo…”. Fragmentos de El Libro de la Selva, Rudyard Kipling.

El éxito en la gestión de proyectos


Coste, plazo y calidad

Todo proyecto nace como una idea, y se materializa al final en forma de un bien o servicio, tras un desarrollo que es preciso gestionar. Un proyecto competitivo en el mercado, desarrollado con un criterio de eficiencia, debe cumplir con tres objetivos: coste, plazo y calidad.

La planificación es fundamental para conseguir el éxito, pero antes de ponerse a ello, es preciso que el equipo responsable de llevar a cabo el proyecto lo analice a fondo, precisamente  para poder garantizar el cumplimiento de los tres objetivos.

Lo primero que debe plantearse es si está perfectamente definido todo lo que el proyecto exigirá. El coste y el plazo, son sencillos de cuantificar, mediante unidades monetarias y de tiempo. La calidad se acota mediante unas especificaciones. Desafortunadamente, no siempre está claro, y para evitar sorpresas desagradables e imprevistos, es preciso reevaluar y verificar el proyecto en su conjunto y en cada uno de sus tres objetivos.

 
El método SMART, (speciffic. measurable, attainable, realistic, timed), difundido por Paul J. Meyer, nos ayuda a concretar las variables que definen cualquier objetivo que merezca ese nombre y a detectar las lagunas de información que deberá ser  recabada.

 

Un objetivo SMART tiene que ser:

Específico: debe ser concreto, cuanto más definido, mejor.
           Medible: tiene que ser cuantificable mediante números.
           Alcanzable: debe ser técnicamente posible.
           Realista: en el entorno deben existir unas condiciones reales para poder alcanzarlo.
           Definido en el tiempo: hay que especificar el tiempo disponible.

Así pues, una vez analizado, reevaluado y planificado, el proyecto tendrá unos objetivos concretos que cumplir, que podemos considerar como definitivos: un coste, un plazo y una calidad especificada.

El gestor es el responsable de conseguir que el cumplimiento de cada uno de los tres objetivos, no desequilibre los otros dos, y, como consecuencia de ello, contener los tres dentro de los límites definidos.

Por ejemplo, si se sacrifica el plazo de entrega de un componente para no sobrepasar el coste presupuestado inicialmente para éste, se puede ver perjudicado el coste total del proyecto, porque puede ser que el retraso en el suministro tenga la consecuencia de tener que pagar horas extras para llegar al plazo límite en la entrega del proyecto.
 
El gestor eficiente, impulsa el ritmo del proyecto, y cierra cada etapa sin dejar cabos sueltos o indefiniciones y con el consenso de los colaboradores.
 
La clave del éxito, depende de dos factores:
 
  • Colaboración del equipo del proyecto 
Hay que implicar al equipo desde el principio, ofreciendo la información precisa y corrigiendo de inmediato cualquier aspecto que suponga un riesgo de desviación en los objetivos del plan previsto. Se debe además implantar un control transparente y riguroso de todas las tareas y etapas del proyecto.
 
  • Colaboración con el cliente 
El cliente debe sentirse implicado en el proyecto. Se debe conseguir que sea receptivo a la demanda de información, colabore en la evaluación de situaciones imprevistas de las que sea responsable, y en el seguimiento y aceptación de las distintas etapas.

No es, ni mucho menos, sencillo conseguir, de forma sostenida, las condiciones anteriores, y un buen gestor debe poseer, además de una gran voluntad y compromiso, considerables dotes de:
 
·         Liderazgo
                  ·         Conocimiento técnico
                  ·         Pensamiento estratégico
                  ·         Rigor
                  ·         Capacidad de comunicar
 
Lo expuesto anteriormente, ayuda a aproximarse al éxito, pero cuando en algún momento, la dura realidad nos golpee y desbarate nuestros planes, no está de más recordar esta cita de Drucker, que nos hará poner los pies en la tierra de inmediato.
 
“Los planes son solamente buenas intenciones a menos que degeneren inmediatamente en trabajo duro”.

Peter Ducker