“Son unos charlatanes y unos presumidos. Se creen serios y preocupados por problemas importantes. (…) En muchas ocasiones habrían podido tener una organización con jefe, leyes y costumbres propias. Pero jamás lo lograban definitivamente. Peleaban, se olvidaban de todo…”. Fragmentos de El Libro de la Selva, Rudyard Kipling.

La invasión de los ladrones de tiempo


Cómo mejorar nuestra eficiencia

 

        Un directivo bastante quemado, comentaba: “Nuestro horario es de 7 a 3, y luego, por las tardes, aprovechamos para trabajar”.
El pobre era imprescindible, casi ni veía a su familia, y su vida, en general, era un asco.

        A menudo se destaca que, debido a nuestro “carácter latino”, las empresas tienen equipos con una “gran capacidad de improvisación”. Quizá seamos los reyes de la improvisación, pero, salvo excepciones, somos un desastre en planificación y organización, y lo pagamos con prisa, estrés y menor productividad: muchos viven cada día una aventura, o más bien desventura en el trabajo. Esta gestión tan frívola de la organización en el trabajo, tiene un nombre: negligencia.


        Como consecuencia, hay colaboradores, compañeros y jefes que, para ir tirando, actúan habitualmente como “ladrones de tiempo”. Cuando quieren algo de nosotros, toman el papel de atracadores, estafadores, descuideros, secuestradores (los que te quieren llevar con ellos de viaje) y también de ladrones de guante blanco. Luego están los pedigüeños y los dependientes, más entrañables y bondadosos, pero no menos dañinos. Todos quieren lo mismo: conseguir “ya” algo de nuestro tiempo para solucionar algo “urgente”.


        Sin entrar en las tácticas defensivas contra estos personajes, basadas en la asertividad y en un cutis con un endurecimiento adecuado a la ocasión, debemos hacer algo para mejorar nuestra eficiencia y nuestra relación laboral con ellos, o acabaremos tan chamuscados como el directivo antes mencionado. Y es que, si el cambio empieza por uno mismo, hay muchas probabilidades de que los demás nos sigan cuando vean que damos ejemplo y que el asunto va en serio.


        Pero, ¿cómo podemos mejorar para que se note en el día a día?


  • Planificar cada jornada. Dedicar 10 minutos al inicio para distinguir de inmediato lo importante de lo “urgente” y valorar las consecuencias de nuestras decisiones.
  • Ser previsores: los “imprevistos”, se ven venir; despejar las dudas cuanto antes y tomar acciones de inmediato para corregir desviaciones. Si no lo hacemos, los problemas nos volverán como un boomerang.
  • Establecer una rutina semanal, con franjas horarias en las que trabajar sin ser molestados ni interrumpidos, ni siquiera por teléfono.
  • Correo electrónico: No tener siempre el correo electrónico abierto. Comprobarlo cada cierto tiempo (2 horas por ejemplo). Una vez abierto un mensaje, si es posible, contestarlo en ese momento. Si la respuesta requiere de más gestiones, ponerse un plazo para la contestación. Si el mensaje no nos concierne, debe ir directamente a la papelera.
  • Papel: usarlo lo menos posible, durante el menor tiempo posible. Salvo que sea imprescindible, no archivar nunca papel. ¿Para qué están los ordenadores?
  • Acostumbrar a los demás a respetar nuestro tiempo. Pensarlo dos veces antes de decir que sí. Negociar, si es preciso, cuándo y por cuánto tiempo nos reuniremos.
  • No admitir que las personas acudan a las reuniones sin haber preparado su parte del trabajo. Es mejor suspender la reunión y posponerla. Esto da resultados sorprendentes.
  • Controlar a los desplanificadores crónicos: implicarles en los proyectos desde el principio, para que opinen y contribuyan: es imprescindible arrancarles los compromisos y consensos necesarios y que asuman su responsabilidad si luego cambian de idea.
  • Respetar el tiempo y el trabajo de los demás y cumplir siempre nuestros compromisos.